Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Lên Kế Hoạch Sự Kiện Mùa Mưa Sớm?
Mùa mưa thường được xem là giai đoạn nhiều thách thức đối với các hoạt động tổ chức sự kiện. Những cơn mưa bất chợt, thời tiết thay đổi khó lường hay các yếu tố kỹ thuật phát sinh có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng chương trình nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị từ sớm.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều sự kiện khai trương, động thổ, khánh thành, hội nghị khách hàng hay lễ ra mắt sản phẩm vẫn diễn ra thành công trong mùa mưa nhờ một yếu tố quan trọng: lập kế hoạch sớm và có phương án dự phòng chuyên nghiệp.

• NỘI DUNG CHÍNH
• Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Lên Kế Hoạch Sự Kiện Mùa Mưa Sớm?
• Lợi Ích Của Việc Chuẩn Bị Sớm Trước Mùa Mưa
• Chủ Động Trước Mọi Biến Động Thời Tiết
• Tối Ưu Chất Lượng Tổ Chức
• Dễ Đặt Địa Điểm, Thiết Bị Và Nhân Sự Chất Lượng
• Chủ Động Lựa Chọn Địa Điểm Phù Hợp
• Đảm Bảo Thiết Bị Chất Lượng Cao
• Sở Hữu Đội Ngũ Nhân Sự Chuyên Nghiệp
• Chủ Động Ngân Sách Và Phương Án Dự Phòng
• Dự Trù Chi Phí Chính Xác Hơn
• Xây Dựng Kịch Bản Dự Phòng Từ Đầu
• Hạn Chế Phát Sinh Chi Phí Do Thay Đổi Thời Tiết
• Checklist Lập Kế Hoạch Sự Kiện Mùa Mưa Cho Doanh Nghiệp
• Giai Đoạn Lập Kế Hoạch
• Giai Đoạn Khảo Sát Và Thiết Kế
• Giai Đoạn Kỹ Thuật
• Giai Đoạn Vận Hành
• 161 Event – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Trước Mọi Biến Động Thời Tiết
• 161 Event – Giải Pháp Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Từ A-Z
• Các Loại Hình Sự Kiện
• Dịch Vụ Nổi Bật
• Kết Luận

Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Lên Kế Hoạch Sự Kiện Mùa Mưa Sớm?

Mùa mưa thường được xem là giai đoạn nhiều thách thức đối với các hoạt động tổ chức sự kiện. Những cơn mưa bất chợt, thời tiết thay đổi khó lường hay các yếu tố kỹ thuật phát sinh có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng chương trình nếu doanh nghiệp không có sự chuẩn bị từ sớm.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều sự kiện khai trương, động thổ, khánh thành, hội nghị khách hàng hay lễ ra mắt sản phẩm vẫn diễn ra thành công trong mùa mưa nhờ một yếu tố quan trọng: lập kế hoạch sớm và có phương án dự phòng chuyên nghiệp.

Vậy vì sao doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị sự kiện mùa mưa từ sớm? Hãy cùng tìm hiểu qua những kinh nghiệm thực tế dưới đây.
Xem thêm:  Múa Lân Sư Rồng Cho Sự Kiện – Công Cụ Khuấy Động Không Khí & Thu Hút Truyền Thông

Lợi Ích Của Việc Chuẩn Bị Sớm Trước Mùa Mưa

Chủ Động Trước Mọi Biến Động Thời Tiết

Thời tiết là yếu tố không thể kiểm soát, nhưng hoàn toàn có thể dự đoán và chuẩn bị.

Khi lên kế hoạch sớm, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian để:

• Theo dõi xu hướng thời tiết.
• Đánh giá mức độ ảnh hưởng đến chương trình.
• Chuẩn bị các phương án thay thế.
• Xây dựng kịch bản ứng phó khi xảy ra mưa lớn hoặc gió mạnh.

Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chương trình diễn ra đúng mục tiêu.

Tối Ưu Chất Lượng Tổ Chức

Việc chuẩn bị gấp rút thường dẫn đến nhiều thiếu sót trong khâu khảo sát, thiết kế và vận hành.

Ngược lại, khi có đủ thời gian, đơn vị tổ chức sẽ:

• Khảo sát địa điểm kỹ lưỡng.
• Thiết kế không gian tối ưu.
• Xây dựng kịch bản chi tiết.
• Chuẩn bị nhân sự đầy đủ.
• Kiểm tra thiết bị trước ngày diễn ra sự kiện.

Nhờ đó, chất lượng chương trình được nâng cao đáng kể.

Dễ Đặt Địa Điểm, Thiết Bị Và Nhân Sự Chất Lượng

Chủ Động Lựa Chọn Địa Điểm Phù Hợp

Mùa cao điểm tổ chức sự kiện thường khiến các địa điểm đẹp nhanh chóng kín lịch.

Lên kế hoạch sớm giúp doanh nghiệp:

• Có nhiều lựa chọn địa điểm.
• Dễ thương lượng chi phí.
• Đảm bảo khung thời gian mong muốn.
• Thuận lợi trong việc khảo sát và thiết kế không gian.

Đảm Bảo Thiết Bị Chất Lượng Cao

Các hạng mục quan trọng như:

• Nhà bạt không gian.
• Màn hình LED.
• Âm thanh.
• Ánh sáng.
• Truss sân khấu.
• Hiệu ứng sân khấu.

thường được đặt trước từ nhiều tuần hoặc nhiều tháng.

Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp tiếp cận các thiết bị tốt nhất thay vì phải sử dụng phương án thay thế vào phút cuối.

Sở Hữu Đội Ngũ Nhân Sự Chuyên Nghiệp

MC, ca sĩ, nhóm biểu diễn, quay phim, chụp ảnh hay đội ngũ vận hành chất lượng thường có lịch làm việc dày đặc.

Kế hoạch được triển khai sớm giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn những nhân sự phù hợp với yêu cầu chương trình.

Chủ Động Ngân Sách Và Phương Án Dự Phòng

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc lập kế hoạch sớm là khả năng kiểm soát ngân sách.

Dự Trù Chi Phí Chính Xác Hơn

Khi có thời gian chuẩn bị, doanh nghiệp dễ dàng:

• So sánh báo giá.
• Lựa chọn phương án phù hợp.
• Phân bổ ngân sách hợp lý.
• Hạn chế các khoản phát sinh ngoài kế hoạch.

Xây Dựng Kịch Bản Dự Phòng Từ Đầu

Thay vì xử lý tình huống trong bị động, doanh nghiệp có thể chuẩn bị sẵn:

• Nhà bạt chống mưa.
• Mái che sân khấu.
• Khu vực tiếp đón thay thế.
• Máy phát điện dự phòng.
• Phương án di chuyển khách mời.
• Kịch bản chuyển đổi không gian tổ chức.

Những hạng mục này sẽ giúp sự kiện duy trì ổn định ngay cả khi thời tiết thay đổi đột ngột.

Hạn Chế Phát Sinh Chi Phí Do Thay Đổi Thời Tiết

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần chuẩn bị trước vài ngày là đủ. Tuy nhiên, đây là nguyên nhân khiến chi phí đội lên đáng kể.

Một số khoản phát sinh thường gặp gồm:

• Thuê gấp nhà bạt.
• Điều chỉnh thiết kế sân khấu.
• Đổi địa điểm tổ chức.
• Bổ sung nhân sự hỗ trợ.
• Thay đổi lịch trình chương trình.

Khi mọi phương án được tính toán từ sớm, các khoản chi phí này sẽ được kiểm soát hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện.

Checklist Lập Kế Hoạch Sự Kiện Mùa Mưa Cho Doanh Nghiệp

Để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị các hạng mục sau:

Giai Đoạn Lập Kế Hoạch

☐ Xác định mục tiêu sự kiện

☐ Dự kiến số lượng khách mời

☐ Chọn thời gian tổ chức phù hợp

☐ Lập ngân sách tổng thể

☐ Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện

Giai Đoạn Khảo Sát Và Thiết Kế

☐ Khảo sát địa điểm thực tế

☐ Kiểm tra khả năng thoát nước

☐ Đánh giá hướng gió và khu vực che chắn

☐ Thiết kế sơ đồ mặt bằng

☐ Lên phương án bố trí khách mời

Giai Đoạn Kỹ Thuật

☐ Chuẩn bị nhà bạt chống mưa

☐ Thiết kế mái che sân khấu

☐ Kiểm tra nguồn điện

☐ Bố trí máy phát điện dự phòng

☐ Bảo vệ hệ thống LED, âm thanh và ánh sáng

Giai Đoạn Vận Hành

☐ Theo dõi dự báo thời tiết liên tục

☐ Chuẩn bị kịch bản dự phòng

☐ Phân công nhân sự ứng trực

☐ Xây dựng phương án đón tiếp khách khi trời mưa

☐ Kiểm tra tổng thể trước giờ diễn ra chương trình

161 Event – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Trước Mọi Biến Động Thời Tiết

Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện trên toàn quốc, 161 Event không chỉ cung cấp thiết bị và nhân sự mà còn đồng hành cùng khách hàng ngay từ giai đoạn lên ý tưởng và lập kế hoạch.

Chúng tôi hỗ trợ:

• Tư vấn concept chương trình.
• Khảo sát và lựa chọn địa điểm.
• Lập ngân sách tối ưu.
• Xây dựng phương án dự phòng mùa mưa.
• Triển khai và vận hành thực tế.
• Xử lý các tình huống phát sinh trong suốt chương trình.

Nhờ quy trình chuyên nghiệp và kinh nghiệm thực chiến, khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi tổ chức sự kiện trong mùa mưa.

161 Event – Giải Pháp Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói Từ A-Z

???? Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện trên toàn quốc, 161 Event mang đến giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói từ A-Z.

Các Loại Hình Sự Kiện

✔️ Khai trương

✔️ Động thổ – Khởi công

✔️ Khánh thành

✔️ Sinh nhật – Tiệc công ty

✔️ Lễ ra mắt sản phẩm

✔️ Hội nghị – Gala – Lễ hội

✔️ Wedding – Event âm nhạc

Dịch Vụ Nổi Bật

✔️ Nhà bạt không gian chống mưa, chống nắng

✔️ Sân khấu – Backdrop – Màn hình LED

✔️ Hệ thống âm thanh – Ánh sáng chuyên nghiệp

✔️ Truss, dù sự kiện, cổng hơi, photobooth

✔️ Hiệu ứng khói lửa, pháo điện, kim tuyến

✔️ Bàn ghế, thảm đỏ, quạt hơi nước, máy lạnh

✔️ Teabreak, finger food, tiệc bàn tròn

✔️ MC, PG, ca sĩ, lân sư rồng, nhóm nhảy

✔️ Quay phim, chụp ảnh, livestream, truyền thông

✔️ Thiết kế và trang trí theo concept riêng

????️ Mùa mưa không còn là trở ngại khi đã có đội ngũ chuyên nghiệp đồng hành!

???? Nhận tổ chức sự kiện trên toàn quốc

???? Hotline: 0913 789 898

???? Website: tochucsukien161.com

Kết Luận

Lập kế hoạch sự kiện mùa mưa từ sớm không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trước mọi thay đổi của thời tiết mà còn tối ưu ngân sách, lựa chọn được địa điểm và thiết bị chất lượng, đồng thời giảm thiểu tối đa các rủi ro phát sinh.

Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch tổ chức khai trương, khởi công, khánh thành, hội nghị hay sự kiện ngoài trời trong mùa mưa, hãy chuẩn bị ngay từ hôm nay để có một chương trình chuyên nghiệp, an toàn và thành công. Và 161 Event luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ ý tưởng đầu tiên đến phút giây sự kiện diễn ra trọn vẹn.